TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja tietosuojalaki (1050/2018)

Laadittu: 27.9.2019 | Päivitetty: 16.10.2026

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Suomen Turvallisuusopisto Oy käsittelee asiakkaidensa, koulutuksiin osallistuvien, yhteyttä ottavien ja verkkosivuston käyttäjien henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Turvallisuusopisto Oy

Kyminlinnantie 6, 48600 Kotka

Y-tunnus: 2517300-4

Puh: 010 231 8382

Sähköposti: toimisto@turvallisuusopisto.fi

2. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen:

toimisto@turvallisuusopisto.fi

3. Keiden tietoja käsittelemme

asiakkaat sekä asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöt
koulutuksiin ilmoittautuneet tai ilmoitetut osallistujat
yhteydenottolomakkeella tai muuten yhteyttä ottavat
palautetta antavat
markkinointiviestien vastaanottajat
verkkosivuston ja verkkokaupan käyttäjät

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja alla kuvattuihin tarkoituksiin. Oikeusperuste määräytyy käsittelytilanteen mukaan. Se voi olla sopimus, lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu tai suostumus (tietosuoja-asetuksen 6 artikla).

Koulutusten ja asiakassuhteen hoitaminen

Käsittelemme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

ilmoittautumisten ja tilausten käsittely
koulutusten järjestäminen
osallistujien tunnistaminen
suoritusten kirjaaminen
koulutuskorttien ja pätevyyksien hakeminen ja toimittaminen.

Oikeusperuste on tyypillisesti asiakkaan kanssa tehty sopimus. Kun osallistujan ilmoittaa koulutukseen esimerkiksi hänen työnantajansa, osallistujan tietoja käsitellään tilaajan kanssa tehdyn sopimuksen toteuttamiseksi. Tällöin oikeusperusteena on oikeutettu etu, ja lisäksi lainsäädäntö tai pätevyyden myöntäjän vaatimukset siltä osin kuin ne sitä edellyttävät.

Laskutus ja kirjanpito

Laskujen laatiminen ja kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen. Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki) ja sopimus.

Asiakkuudenhallinta ja markkinointi

Käsittelemme tietoja asiakassuhteen ylläpitoon, uutiskirjeisiin ja markkinointiviesteihin. Lähetämme myös muistutuksia, kun suoritetun koulutuksen pätevyys tai kortti on vanhentumassa, ja tarjoamme uusintakoulutusta. Sähköinen markkinointi toteutetaan sähköistä suoramarkkinointia koskevien säännösten mukaisesti. Oikeusperuste on tilanteen mukaan oikeutettu etu tai suostumus.

Voit kieltää markkinoinnin milloin tahansa viestissä olevalla peruutuslinkillä tai ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Yhteydenotot ja asiakaspalvelu

Vastaaminen yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin, kysymyksiin ja reklamaatioihin. Oikeusperuste: oikeutettu etu tai sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano.

Verkkosivuston ja verkkokaupan toiminta

Verkkosivuston ja verkkokaupan toiminnan, tietoturvan ja käytettävyyden varmistaminen sekä käytön analysointi. Oikeusperuste on oikeutettu etu. Muiden kuin välttämättömien evästeiden osalta peruste on suostumus (ks. kohta 13).

Asiakaspalaute ja suositukset

Keräämme asiakaspalautetta, arvosteluja ja suosituksia palvelun kehittämiseksi ja markkinoinnissa hyödynnettäväksi. Oikeusperuste on oikeutettu etu. Palautteen julkaiseminen asiakasarviona esimerkiksi verkkosivuilla edellyttää lisäksi palautteen antajan suostumusta.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Perustiedot: nimi ja syntymäaika.
Henkilötunnus: vain silloin, kun se on tarpeen pätevyyden, koulutuskortin tai rekisteröinnin (esimerkiksi Traficomin rekisteröinti) myöntämiseksi tai kirjaamiseksi. Henkilötunnusta käsitellään tietosuojalain 29 §:n mukaisesti.
Yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, työnantaja tai organisaatio sekä sen tiedot (esim. Y-tunnus).
Koulutustiedot: ilmoittautumis- ja osallistumistiedot, suoritetut koulutukset, pätevyydet ja kortit sekä niiden numerot ja voimassaolo. Verkkokurssina toteutettavissa koulutuksissa myös kurssin etenemistiedot.
Maksu- ja laskutustiedot: tilaus-, maksu- ja laskutustiedot, kuten laskutusosoite ja verkkolaskutustiedot. Emme tallenna maksukorttitietoja, vaan maksunvälitys tapahtuu maksupalveluntarjoajan kautta.
Asiakaspalvelu- ja yhteydenottotiedot: viestit, palaute ja reklamaatiot.
Markkinointiluvat ja -kiellot.
Verkkosivuston käyttötiedot: evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kerätyt tiedot, kuten laite- ja selaintiedot, IP-osoite ja tiedot sivuston käytöstä.

Tietojen antamisen pakollisuus

Tilauksen ja ilmoittautumisen käsittelyyn tarvittavat tiedot ovat edellytys koulutuksen järjestämiselle.
Jos pätevyyden, kortin tai rekisteröinnin myöntäminen edellyttää syntymäaikaa tai henkilötunnusta, korttia tai rekisteröintiä ei voida tehdä ilman niitä.
Markkinointiluvan antaminen on vapaaehtoista.

6. Mistä tiedot saadaan

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumisen, tilauksen tai yhteydenoton yhteydessä. Tiedot voidaan saada myös häntä koulutukseen ilmoittavalta tilaajalta, esimerkiksi työnantajalta. Tietoja voidaan täydentää rekisterinpitäjän omista järjestelmistä (esim. asiakkuudenhallintajärjestelmä) sekä rekisteröidyn suostumuksella muista lähteistä, kuten sosiaalisesta mediasta. Verkkosivuston käyttöä koskevia tietoja kerätään evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla (ks. kohta 13).

7. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi.

Asiakas- ja koulutustiedot: niin kauan kuin asiakassuhde, suoritetun koulutuksen pätevyyden voimassaolo ja sen uusimiseen liittyvä yhteydenpito sitä edellyttävät. Pätevyydet ovat koulutuksesta riippuen tyypillisesti voimassa kolme tai viisi vuotta. Enimmäissäilytysaika on enintään viisi vuotta viimeisimmän koulutuksen jälkeen. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilyttämistä.
Kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukaisesti. Tilinpäätös ja kirjanpidot säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Yhteydenotot ja palaute: niin kauan kuin asian käsittely ja siihen liittyvä seuranta sitä edellyttävät.
Markkinointi: siihen asti, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai kieltää markkinoinnin. Tieto markkinointikiellosta säilytetään, jotta kieltoa voidaan noudattaa.
Evästeiden avulla kerätyt tiedot: evästekohtaisen keston mukaisesti (ks. kohta 13).

8. Palveluntarjoajat ja henkilötietojen vastaanottajat

Käytämme toiminnassamme palveluntarjoajia.

Osa niistä käsittelee henkilötietoja lukuumme henkilötietojen käsittelijöinä. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa tehdään tietosuoja-asetuksen edellyttämä käsittelysopimus.
Osa palveluntarjoajista toimii omien palveluidensa osalta osittain tai kokonaan itsenäisinä rekisterinpitäjinä. Tällöin niiden käsittelyyn sovelletaan myös niiden omia tietosuojakäytäntöjä.

Palveluntarjoajat, jotka toimivat pääasiassa henkilötietojen käsittelijöinä:

Seravo Oy – verkkosivuston ja verkkokaupan palvelinylläpito
Pipedrive – asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM)
PandaDoc – sopimusten ja tarjousten hallinta
MeKaks Oy – kirjanpito- ja taloushallintopalvelut
Fennoa – laskutusjärjestelmä
Trustmary – asiakaspalautteen, arvostelujen ja suositusten kerääminen
Google – sähköpostipalvelu
Hotjar – verkkosivuston käytön analysointi suostumuksen perusteella

Palvelut, jotka voivat toimia osittain tai kokonaan itsenäisinä rekisterinpitäjinä:

Paytrail Oyj – maksunvälitys. Paytrail käsittelee maksutapahtumien tietoja myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä.
Google (Google Analytics, Google Ads ja Google Tag Manager) – verkkosivuston analytiikka ja mainonta suostumuksen perusteella. Google voi käsitellä tietoja osittain omiin tarkoituksiinsa.
Upotettujen sisältöjen ja sosiaalisen median palvelut (esim. YouTube) – evästeiden osalta suostumuksen perusteella.
Learndash – verkkokurssialusta

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Pätevyyksiä ja kortteja myöntäville tahoille ja rekistereihin, kun osallistujalle haetaan koulutuksen perusteella korttia, pätevyyttä tai rekisteröintiä. Näitä tahoja ovat Työturvallisuuskeskus, Suomen Pelastusalan Keskusjärjestö, Suomen Punainen Risti ja Traficom.
Yhteistyökumppaneiden toteuttamat koulutukset: osa koulutuksista toteutetaan yhteistyökumppanin toimesta. Välitämme osallistujia yhteistyökumppaneidemme verkkokursseille sekä yhteistyökumppaneiden järjestämiin lähikoulutuksiin ja webinaareihin. Tällöin koulutuksen toteuttamiseksi tarpeelliset osallistujan tiedot luovutetaan kyseiselle yhteistyökumppanille. Tietoja luovutetaan vain siinä laajuudessa kuin koulutuksen toteuttaminen edellyttää. Yhteistyökumppani käsittelee saamiaan tietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä oman tietosuojaselosteensa mukaisesti koulutuksen toteuttamista, suoritusten kirjaamista sekä todistusten ja korttien myöntämistä varten. Osallistuja pysyy Suomen Turvallisuusopisto Oy:n asiakkaana ja käsittelemme hänen tietojaan tämän selosteen mukaisesti myös tällaisen koulutuksen osalta.
Viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön edellyttämissä tapauksissa, esimerkiksi tuomioistuimelle, poliisille tai ulosottoviranomaiselle.

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille niiden omiin markkinointitarkoituksiin ilman rekisteröidyn suostumusta.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällöin siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä suojatoimia. Suojatoimi voi olla:

Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys (Data Privacy Framework) siihen sertifioitujen palveluntarjoajien osalta;
Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet;
muu asetuksen mukainen siirtoperuste.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Sähköisesti käsiteltävät tiedot on suojattu tarvittavin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietojen siirto verkkosivuston lomakkeiden kautta on suojattu salatulla yhteydellä. Käyttöoikeudet on rajattu henkilöille, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet:

oikeus saada pääsy omiin tietoihin (tarkastusoikeus)
oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisemista
oikeus vaatia tietojen poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), kun laki ei edellytä tietojen säilyttämistä
oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista
oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (oikeus tietojen siirrettävyyteen), kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
oikeus kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa
oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Pyynnöt voi lähettää kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostilla, kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa. Aikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon. Voimme tarvittaessa pyytää henkilöllisyyden varmistamista.

Emme tee rekisteröityjä koskevia päätöksiä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Verkkosivu: tietosuoja.fi (ilmoituslomake: tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle)

13. Evästeet

Käytämme sivustollamme evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Muita kuin välttämättömiä evästeitä käytämme vain suostumuksellasi. Voit muuttaa valintojasi milloin tahansa sivuston alalaidan Evästeasetukset-linkistä.

Lue evästekäytännöstä, mitä evästeitä käytämme, mihin niitä käytetään ja kuinka kauan ne säilyvät.

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti ja voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan verkkosivuillamme. Seloste on viimeksi päivitetty edellä mainittuna päivämääränä.